Druckkosten senken - worauf ist zu achten?

Jeder Freelancer kennt ihn – und hat ihn mit hoher Wahrscheinlichkeit auch im eigenen Büro stehen. Die Rede ist vom Drucker

Ob nun als Einzelgerät oder Kombilösung, die scannt, faxt und kopiert - ohne Drucker funktioniert kaum ein Unternehmen. Schließlich wollen Angebote und Rechnungen auf Kunden verteilt werden. Und auch Behörden, Innungen oder Geschäftspartner warten auf Post. Drucker sind ein Arbeitsgerät, auf das viele Freelancer angewiesen sind. Aber: Die Geräte verursachen Kosten. Neben der Anschaffung sind es Verbrauchsmaterialien wie: · Papier unterschiedlicher Qualität · Tintenpatronen · Toner (für Laserdrucker) · Wartungskosten die an der Kostenschraube drehen. Wo kann bei den Druckkosten am Ende sinnvoll gespart werden - ohne den Betrieb und die Funktionsfähigkeit einzuschränken?

Drucker kaufen oder leasen?

druckerEiner der ersten Punkte für den Rotstift bietet bereits die Anschaffung des Druckers. Gerade im Rahmen des Geschäftskundenbetriebs offerieren Hersteller und Drittanbieter das Geräteleasing als Lösung an. Der Vorteil: Beim Leasing eines Druckers: · fallen die Anschaffungskosten weg · sind die Raten unmittelbar steuerlich abzugsfähig · entfällt die Entsorgung eines Altgeräts am Ende der Laufzeit. Drei Punkte, die für ein Geräteleasing sprechen. Zudem dürfte die Tatsache verlockend sein, dass sich auf diese Weise Großgeräte im Unternehmen nutzen lassen. Auf Chip.de können weitere wichtige Argumente nachgelesen werden. Dennoch hat auch der Kauf Vorteile. Im Vergleich zum Leasing kann - gerade bei hohen Laufzeiten - ein Kauf günstiger sein. Beispiel: Kostet ein Drucker im Leasing 100 Euro je Monat bei vier Jahren Laufzeit, sind Kosten von 4.800 Euro entstanden. Pro Jahr fallen 1.200 Euro an, die steuerlich abgesetzt werden können. Wird das gleiche Gerät für 4.200 Euro erworben und über drei Jahr linear abgeschrieben, wird ein Steuervorteil von 1.400 je Jahr erzielt - und die Gesamtbelastung ist niedriger. Zudem kann das Gerät - sofern es etwa bei Geschäftsaufgabe oder Umstrukturierung nicht mehr benötigt wird - liquidiert werden. Leasingverträge sind hier wesentlich schwerer aufzulösen.

Toner und Patronen - mit günstigen Alternativen sparen

Häufig sind Drucker heute günstiger als die Summe der Druckkosten. Gerade die Markentoner und Druckerpatronen der Hersteller werden zu einer finanziellen Belastung. druckerGünstiger lässt sich mit Refill-Produkten und anderen Alternativen drucken. Unter Umständen können diese hinsichtlich der Druckergebnisse mit dem Original nicht nur mithalten, sie schlagen die Markenartikel teilweise sogar. Aber: Gerade dort, wo exzellente Ergebnisse gefragt sind, können die günstigen Alternativen auch versagen. Für Kopien oder einfache Korrespondenz geeignet, muss in anderen Bereichen mitunter experimentiert werden, ob die Ergebnisse den Ansprüchen an Farbsättigung, Schärfe usw. entsprechen. Bei diesem Anbieter lassen sich die Leistungsdaten vieler günstiger Patronen recherchieren. Tipp: Gerade bei höherem Verbrauch rechnet sich die Abnahme größerer Gebinde. Viele Shops und Anbieter räumen in diesem Fall Rabatte ein - was sich letztlich auch auf die Druckkosten auswirkt.

Druckerpapier: Sparpotenziale clever ausreizen

Beim Papier gelten ähnliche Grundsätze wie beim Thema Druckerpatrone. Man kann Factsheets fürs Meeting oder interne Notizen auf Fotopapier drucken - schraubt damit aber die Kosten unnötig nach oben. Notizen, alltägliche Korrespondenz oder Ähnliches wird auf preisgünstiges Normalpapier gedruckt. Für Arbeiten mit Außenwirkung kann zu Fotopapier oder anderen Spezialpapieren gegriffen werden, die zum Zweck passen und das gewünschte Ergebnis erzielen. Generell ist hier darauf zu achten, dass das Papier und der Druckertyp zusammenpassen. Tipp: Mit einem Trick lässt sich Geld durch einen geringeren Papierverbrauch sparen. Viele Freelancer nutzen nur eine Seite zum Bedrucken. Auf der Rückseite des Druckerpapiers ist aber auch noch Platz. Und selbst die Wahl der richtigen Schriftart hilft beim Sparen.

Fazit: Einfache Tricks schonen die Finanzen

Der Drucker ist täglich im Einsatz. Überdurchschnittliche Druckkosten muss heute kein Freelancer mehr auf sich sitzen lassen. Geräteleasing, der preisgünstige Toner und das richtige Papier sorgen - in Kombination mit ein paar Spartricks - für einen sinkenden Bedarf an Verbrauchsmaterial. Und schonen damit auch die finanzielle Ausstattung des Unternehmens.

 

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